Aftalesedler i byggebranchen

Aftalesedler

Er du i tvivl om hvad en aftaleseddel er, hvordan den skal se ud eller måske hvorfor man overhovedet bruger aftalesedler i byggebranchen? Hos Inspectly har vi samlet al vores information om aftalesedler, så du nemt kan få det fulde overblik – læs mere her og få svar på alle dine spørgsmål.

Emneoversigt

Hvad er en aftaleseddel? 

Hvem bruger aftalesedler?

Hvorfor bruger man aftalesedler?

Processen bag en aftaleseddel

Fordelen ved digitale aftalesedler

Hvornår bliver en digital løsning til aftalesedler det værd?

Written by Stephen Chotprom


Hvad er en aftaleseddel?

I byggebranchen er en aftaleseddel den skriftlige aftale mellem entreprenør og bygherre om udførelsen af ekstraarbejde i forbindelse med et givent byggeprojekt. Der er ikke noget lovgivningsbestemt krav om indgåelse af aftalesedler, men det må betegnes at være “best practise.”  

Da uforudsete problemstillinger ofte opstår undervejs i et byggeprojekt er det ikke nødvendigvis realistisk, at entreprisekontrakten er dækkende for hele projektet. Der vil ofte komme yderligere opgaver til, der påvirker både tid og økonomi. Disse opgaver kan opstå grundet både uforudsete omstændigheder eller deciderede ønsker om ekstraarbejde fra bygherre. I disse tilfælde dokumenteres og berammes ekstraarbejdet via en såkaldt aftaleseddel.  

Det er mere reglen end undtagelsen, at aftalesedler kommer i spil i byggeprojekter, og jo større et byggeprojekts omfang bliver, des større er vigtigheden af aftalesedler og dokumentationen heraf. Det handler om at have dokumentationen på plads i tilfælde af uenighed, men vigtigst af alt er det at bruge aftalesedlerne som værktøj til løbende forventningsafstemning mellem entreprenør og bygherre således man helt undgår uenigheden i første omgang. 

Tilbage til oversigten

Hvem bruger aftalesedler?

Aftaleseddel byggeri

Aftalesedler bruges af entreprenører og bygherrer i byggebranchen til at formalisere aftaler om ekstraarbejde. Begge parter har gavn af den underskrevne aftaleseddel, som hjælper med forventningsafstemning samt at aftalen er formaliseret og dermed kan overholdes. 

Både entreprenør og bygherre er, i tilfælde af at der opstår uoverensstemmelser i forbindelse med ekstraarbejde, bedre stillet såfremt der er udarbejdet en aftaleseddel. Med en godt udarbejdet aftaleseddel, der på god vis beskriver det ekstraarbejde, der skal udføres, hvad merprisen er, hvor lang tid det tager mm., er det lettere at afklare hvor ansvaret skal placeres og ligesom sandsynligheden for tvister i første omgang er minimeret. 

Tilbage til oversigten

Hvorfor bruger man aftalesedler?

AB18: almindelige betingelser for arbejdet og leverancer i bygge- og anlægsvirksomhed (fuld version og forenklet version), tidligere AB92, er en række bestemmelser for byggeriet, som man valgfrit kan vælge at implementere i en entreprisekontrakt. I henhold til disse bestemmelser skal ændringer i et byggeprojekt meldes hurtigst muligt, og det anbefales, at der ved alle ændringer til den indgåede entreprisekontrakt underskrives skriftlige aftaler mellem entreprenør og bygherre – netop i form af aftalesedler. For bygherren er der krav om logbogsføring over de ændringer, der foretages i projektet, men det er også vigtigt for entreprenøren selv at dokumentere ændringerne, således der foreligger dokumentation omkring den yderligere tid og økonomi, der er godkendt til ændringerne.

Tilbage til oversigten

 

”Den gode skriftlighed”

Udover bestemmelserne fra AB18, anbefaler brugen af aftalesedler også at man i byggebranchen ønsker at anvende en tilgang, man kalder den gode skriftlighed: nemlig at sikre, at arbejde, aftaler og ændringer dokumenteres og journaliseres, så man forventningsafstemmer og sikrer sporbarhed – og dermed undgår udfordringer forbi to parter sidder med to forskellige opfattelser af virkeligheden.  

 

Aftalesedler sikrer alle parter

For parterne handler aftalesedler om at sikre fælles forventninger om de økonomiske og tidsmæssige konsekvenser en ændring til et byggeprojekt medfører. Fordi byggeprojekter ofte følger en stram tidsplan, kan en entreprenør, i det travle arbejdsmiljø, nemt komme til at udføre ekstraarbejde uden at have en underskrevet aftaleseddel til at understøtte ændringen.  

Manglen på en godkendt aftaleseddel kan betyde, at et udført stykke arbejde ultimativt skal rives ned igen, netop fordi arbejdet ikke var godkendt i begyndelsen. I dette tilfælde vil der være brugt tid, indkøbt materialer, som alt sammen er spildt – et spild der muligvis kunne have været undgået såfremt der havde være anvendt en aftaleseddel.

Entreprenøren sikrer sig selv betaling

Alle parter er interesserede i, at projektet forløber som det skal, men for entreprenøren er der især en stor interesse i at benytte aftalesedler. Entreprenøren ”lægger ud” for ændringen og ekstraarbejdet med egne materialer og arbejdstimer, og derfor er det også vigtigt at vedkommende sikrer sig selv så godt “kort på hånden” som muligt i forhold til at få retmæssig betaling, når arbejdet er overstået. Et vigtigt virkemiddel er her aftalesedler. 

Tilbage til oversigten

Processen bag en aftaleseddel

En aftaleseddel bruges, som tidligere nævnt, som den skriftlige aftale mellem entreprenør og bygherre på ekstraarbejde. Processen omkring en aftaleseddel vil typisk forløbe på følgende måde: 

  1.  En aftaleseddel vil opstå på én af følgende måder:
    1A: et problem eller udforudset forhold opstår
    1B: bygherre ønsker at ændre på den oprindelige entreprisekontrakt
  2. De ændrede krav beskrives og dokumenteres
  3. Entreprenøren fremsender tilbud/aftaleseddel på opgaven, i form af ændret økonomi og tidsforbrug, samt øvrig relevant dokumentation
  4. Bygherre kommenterer 
  5. Ændringer indarbejdes
  6. Aftalesedlen godkendes af bygherre
  7. Arbejdet igangsættes  

Det er vigtigt at fremhæve punkt 4 og 5, da det er i disse faser, dialogen mellem entreprenør og bygherre finder sted. Denne dialog er en proces, der løbende finder sted, indtil begge parter er enige om, at aftalesedlen er dækkende i sin beskrivelse samt om ændringens indhold og omfang. I en virksomhed, hvor man baserer sine aftalesedler på analoge løsninger eller sågar excel-ark, kan denne kommunikation være svær at holde styr på og “logge”. Dette kan vise sig at være problematisk, da dialogen omkring en aftaleseddel kan være en vigtig del af den samlede forståelse af, hvad en aftaleseddel dækker over. Derfor bør man anvende mere helstøbte digitale løsninger til denne håndtering. 

Tilbage til oversigten

Aftalesedler og tekniske forespørgsler

De to begreber, tekniske forespørgsler og aftalesedler, hænger i praksis relativt tæt sammen. En teknisk forespørgsel er en forespørgsel, fra entreprenør til bygherre, der formelt rejser spørgsmål om mere information. Dette kan såvel være til udbudsmaterialet i projekterings- og tilbudsfasen eller til projektmaterialet i den udførende fase. En teknisk forespørgsel anvendes, hvis entreprenøren mangler information til at udføre en opgave – eksempelvis fordi projektmaterialet ikke er tilstrækkeligt beskrivende på et givent område, eller hvis entreprenøren undervejs i en byggeproces støder på en uforudset problemstilling, man skal forholde sig til. 

Viser det sig, at den tekniske forespørgsel medfører et behov for et tillæg til entreprisekontrakten, er det her aftalesedlen bruges. 

Tilbage til oversigten

Fordelen ved digitale aftalesedler

Helt generelt er der klare fordel ved digitale løsninger sammenlignet med analoge/manuelle løsninger. Dette ses eksempelvis ved fysisk post kontra e-mails, hvor den digitale løsning tydeligt gør processen nemmere, hurtigere og mere tilgængelig. Dette er også tilfældet for aftalesedler. 

Aftalesedlerne og kommunikation samles ét sted


Med en solid platform til journalisering af aftalesedler er det nemt at styre sin information og holde den opdateret. Når aftalesedlerne journaliseres centralt i ét system, får man et fuldstændigt overblik. Det øger tilgængeligheden og sikrer, at alle parter arbejder ud fra de samme revisioner af aftalesedlerne, og dermed også det samme informationsgrundlag. 

En digital platform vil også understøtte den sideløbende dialog mellem entreprenør og bygherre, som journaliseres sammen med aftalesedlerne. Ønsker bygherre at fastholde dialog via e-mail er det vigtigt, at man netop anvender et system, der understøtter journalisering af denne e-mailkorrespondance. 

Risici i forbindelse med tab af information reduceres


Uanset hvordan man håndterer sine aftalesedler, er det essentielt, at håndteringen foregår systematisk, samt at der er styr på data og logning af kommunikationen herom. Hvis en aftaleseddel ligger i en medarbejders indbakke kan man risikere, at den glemmes. Tænker man videre og overvejer scenariet, hvor medarbejderen tilmed fratræder sin stilling, og indbakken slettes, vokser udfordringerne yderligere.  

Fordi aftalesedlerne journaliseres på platformen, sikres det, at aftalesedlerne ikke går tabt – og dermed minimeres udfordringer med tab af information eller at informationen er svær at finde.  

Journalisering giver mulighed for opfølgning og sporbarhed

Den systematiske journalisering, en digital platform muliggør, skaber en naturlig struktur og orden i styringen af aftalesedler. Med denne struktur får man det fulde overblik, hvilket åbner op for muligheden for nem opfølgning og sporbarhed. 

Opfølgning

En digital platform til aftalesedler giver det komplette overblik, og derfor er det altid er muligt at se hvor langt de enkelte aftalesedler er i processen. Det er især nyttigt, ved større projekter, og et deraf følgende stort antal aftalesedler. Her er det vigtigt at have overblik over de aftalesedler, der er godkendte og de, der er afviste. Ligeledes er det vigtigt at have overblik over de aftalesedler, der afventer svar fra entreprenøren, ligesom det er afgørende at have et godt værktøj til at rykke for svar på de aftalesedler, hvor man mangler en tilbagemelding fra modparten.  

Ved altid at have det fulde overblik over status ved man hvilke aftalesedler, der kræver handling fra hvilke parter, og derved sikrer man også, at enhver aftaleseddel bliver fulgt op på. 

Sporbarhed

Med en digital platform til at samle alle aftalesedler og al relateret kommunikation vil det også være muligt at spore processerne fra start til slut. Hermed er det nemt at holde styr på hvem, der er inde over aftalesedlen, samt hvornår.

Ensartet udtryk og styr på formalia


For entreprenøren kan det i en travl og presset hverdag være svært at finde tid til administrative opgaver. Med mange e-mails, telefonopkald og andet administrativt arbejde kan aftaleseddelstyringen hurtigt blive en udfordring, hvor man finder det svært at levere den kvalitet, man reelt ønskede sig. Her kan det være en utroligt god investering at købe sig støtte til at udføre disse opgaver bedre.  

En udfordring kunne være at få standardvilkår og anden vigtig information vedhæftet, som nemt kan overses, når en aftaleseddel oprettes. Med en digital løsning kan man være sikker på, at den relevante information automatisk er inkluderet i hver enkelt aftaleseddel, og at al kommunikation derfor fremstår ensartet i udtryk og indhold.

Tilbage til oversigten

Hvornår bliver en digital løsning til aftalesedler dét værd?

Med alle de fordele en digital løsning til aftalesedler derudover bringer med sig, herunder en central platform til nem aftaleseddelstyring samt nem kommunikation med bygherre, så kan det hurtigt betale sig at overveje den digitale løsning.


Mistet indtægt grundet manglende aftalesedler

Mangel på skriftlig dokumentation i forbindelse med udførsel af ekstraarbejde er et meget stort problem i byggebranchen, som kan påføre alle parter et tab. Det er derfor i alles interesse at få forventningsafstemt de økonomiske og tidsmæssige konsekvenser, der er forbundet med en aftaleseddel.  

Med de store summer penge, og den mængde tid og materialer en entreprenør lægger i ekstraarbejdet, er det vigtigt at aftalen er fyldestgørende og historikken er logget. Det skal sikre, at alle parter er enige om hvad der skal laves, af hvilken kvalitet, hvornår det er færdigt og hvad det skal koste. For entreprenøren kan det hurtigt blive en bekostelig affære at undlade at bruge aftalesedler eller lave mangelfulde aftalesedler, da man risikerer ikke at få sin betaling. Dette skal ikke ske mange gange over en årrække førend en løsning har tilbagebetalt sig selv. 

Tilbage til oversigten

Derfor er en digital løsning ideel

Inspectly's modul, Aftalesedler

Med alle de fordele en digital løsning til aftalesedler bringer med sig, herunder en central platform til nem aftaleseddelstyring samt nem kommunikation med bygherre, så kan det hurtigt betale sig at overveje den digitale løsning.  

Inspectly’s modul til aftalesedler tilbyder disse fordele – og er du interesseret, kan du læse mere om modulet her eller tage kontakt til vores rådgivere. 

Tilbage til oversigten