Afspraken over meerwerk

Meerwerk

Weet je niet precies hoe je een afspraak over meerwerk moet vastleggen, hoe zo’n afspraak eruit moet zien, of misschien waarom men überhaupt afspraken over meerwerk in de bouw vastlegt? Bij Inspectly hebben we al onze informatie over het vastleggen van afspraken over meerwerk verzameld, waardoor je makkelijk een volledig overzicht krijgt - daarover lees je hier meer en vind je antwoord op vele vragen.

Inhoudsopgave

Het vastleggen van afspraken over meerwerk 

Door wie worden afspraken over meerwerk vastgelegd?

Waarom een meerwerkmodule te gebruiken?

De procedure bij het gebruik van de module voor meerwerk

Het voordeel van het digitaal vastleggen van afspraken over meerwerk

Wanneer is een digitale oplossing voor afspraken over meerwerk de moeite waard?

Written by Stephen Chotprom
insight


Het vastleggen van afspraken over meerwerk

Binnen de bouw is het gebruikelijk om afspraken tussen aannemer en opdrachtgever over het verrichten van meerwerk tijdens een bouwproject vastleggen. Het is niet wettelijk voorgeschreven dat dergelijke afspraken over meerwerk vastgelegd dienen te worden, maar het wordt eerder gezien als “best practice.”

Omdat er zich vaak tijdens een bouwproject onvoorziene problemen voordoen, bestrijkt het aannemerscontract niet noodzakelijkerwijs het hele project. Vaak komen er meerdere opdrachten bij, die zowel de tijd als de financiën beïnvloeden. Deze opdrachten kunnen het gevolg zijn van zowel onvoorzienbare omstandigheden als duidelijke wensen tot meerwerk van de opdrachtgever. In zulke situaties kan meerwerk worden vastgelegd en gepland door het vastleggen van een afspraak over meerwerk.

Het is eerder regel dan uitzondering dat tijdens bouwprojecten afspraken over meerwerk worden vastgelegd. Hoe groter de omvang van een bouwproject, des te belangrijker is het vastleggen van afspraken over meerwerk en de documentatie ervan. Het gaat erom dat er documentatie voorhanden is in het geval er discussies ontstaan. Maar het allerbelangrijkste is het gebruik van een module voor meerwerk als hulpmiddel voor het voortdurend afstemmen van verwachtingen tussen aannemer en opdrachtgever, zodat in de eerste plaats discussies vermeden worden.

Ga naar de inhoudsopgave

Door wie worden afspraken over meerwerk vastgelegd?

Aftaleseddel byggeri

Het vastleggen van afspraken over meerwerk wordt in de bouw door aannemer en opdrachtgever gebruikt om meerwerk te formaliseren. Beide partijen hebben baat bij een ondertekende afspraak over meerwerk, dat helpt de verwachtingen op één lijn te brengen en ervoor zorgt dat de overeenkomst wordt geformaliseerd en dus kan worden nageleefd.

Zowel de aannemer als de opdrachtgever zijn bij geschillen in verband met meerwerk beter af als er als dergelijke afspraken daarover zijn vastgelegd. Met een goed vastgelegde afspraak over meerwerk, waarin wordt beschreven welke extra werkzaamheden moeten worden verricht, wat de extra kosten zijn, hoelang dit zal duren, enz., is het gemakkelijker duidelijk te maken waar de verantwoordelijkheid moet liggen waardoor de kans op geschillen in de eerste plaats geminimaliseerd wordt.

Ga naar de inhoudsopgave

Waarom een meerwerkmodule te gebruiken?

Binnen de bouw bestaan er inmiddels vele voorschriften die het gebruik van modules voor meerwerk aanbevelen. Volgens deze regels moeten wijzigingen in een bouwproject zo spoedig mogelijk worden gemeld. Daarbij wordt aanbevolen dat alle wijzigingen in het bouwcontract schriftelijk worden ondertekend tussen de aannemer en de opdrachtgever - met name in de vorm van het vastleggen van afspraken over meerwerk. De aannemer moet een logboek bijhouden van de wijzigingen die in het project zijn aangebracht, maar het is ook belangrijk dat de aannemer zelf de wijzigingen documenteert, zodat er bewijs is van de extra tijd en geld die voor de wijzigingen zijn goedgekeurd.

Ga naar de inhoudsopgave

 

De ”goede schriftelijke vastlegging”

Naast de algemene regels in de bouw wordt ook aanbevolen een aanpak te gebruiken die "goede schriftelijke vastlegging" wordt genoemd: namelijk ervoor zorgen dat werkzaamheden, overeenkomsten en wijzigingen worden gedocumenteerd en geregistreerd om de verwachtingen op elkaar af te stemmen en de traceerbaarheid te waarborgen - en zo problemen te vermijden die te wijten zijn aan twee partijen met twee verschillende opvattingen van de werkelijkheid.

Meerwerkmodule die alle partijen zekerheid geven

Voor de partijen heeft een module voor meerwerk tot doel te zorgen voor gemeenschappelijke verwachtingen omtrent de financiële en tijdsimplicaties van een wijziging aan een bouwproject. Omdat bouwprojecten vaak volgens een strak tijdschema verlopen, kan een aannemer in een drukke werkomgeving gemakkelijk tot het verrichten van meerwerk komen, zonder dat er een ondertekende akkoordverklaring voor de wijziging ligt.

Het ontbreken van goedgekeurde, vastgelegde afspraken over meerwerk, kan ertoe leiden dat een voltooid bouwproject uiteindelijk weer moet worden afgebroken, juist omdat het werk in eerste instantie niet was goedgekeurd. In zo’n geval zal tijd zijn besteed en materiaal zijn aangeschaft, hetgeen allemaal verspilling zal zijn geweest - een verspilling die wellicht had kunnen worden vermeden indien een afspraken over meerwerk waren vastgelegd.

De aannemer is verzekerd van betaling

Alle partijen hebben er belang bij dat het project vlot verloopt, maar voor de aannemer is er een bijzonder belang bij het gebruik module waarin afspraken over meerwerk zijn vastgelegd en gedocumenteerd. De aannemer "betaalt" voor de wijziging en het meerwerk met zijn eigen materiaal en manuren, en daarom is het ook belangrijk dat hij zich verzekert van een zo goed mogelijke "kaart in de hand" wat betreft het verkrijgen van een correcte betaling wanneer het werk is voltooid. Een belangrijk hulpmiddel hierbij is het de meerwerkmodule.

Ga naar de inhoudsopgave

De procedure bij het gebruik van de module voor meerwerk

Een meerwerkmodule wordt, zoals eerder beschreven, gebruikt als de schriftelijke overeenkomst tussen de aannemer en de opdrachtgever over meerwerk. De procedure omtrent het vastleggen van een afspraak over meerwerk zal er doorgaans als volgt uitzien:

  1. Het vastleggen van een afspraak over meerwerk ontstaat op één van de volgende manieren:
    1A:er doet zich een probleem of een onvoorziene omstandigheid voor
    1B: de opdrachtgever wenst het oorspronkelijke contract te wijzigen
  2. De gewijzigde eisen worden beschreven en gedocumenteerd
  3. De aannemer stelt een offerte voor de opdracht op, in de vorm van gewijzigde financiële en tijdsvereisten, en andere relevante documentatie
  4. Commentaar van de opdrachtgever
  5. Wijzigingen worden opgenomen
  6. De uiteindelijke afspraak over meerwerk wordt goedgekeurd door de opdrachtgever
  7. Het werk begint

Het is van belang de punten 4 en 5 te benadrukken, omdat in deze fasen de dialoog tussen aannemer en opdrachtgever plaatsvindt. Deze dialoog is een continu proces totdat beide partijen het eens zijn over de toereikendheid van de beschrijving in de afspraak over meerwerk en over de inhoud en de reikwijdte van de wijziging. In een bedrijf waar vastlegging van afspraken over meerwerk gebaseerd zijn op analoge oplossingen of zelfs Excel-sheets, kan deze communicatie moeilijk te volgen en te registreren zijn. Dit kan problemen geven, aangezien de dialoog rond een afspraak over meerwerk een belangrijk onderdeel is van het algemene begrip van wat een zo’n afspraak over meerwerk bestrijkt. Daarom moeten voor dit beheer meer complete digitale oplossingen worden gebruikt.

Ga naar de inhoudsopgave

Vastlegging van afspraken over meerwerk en technische vragen

De twee begrippen, technische vragen en het vastleggen van afspraken over meerwerk, zijn in de praktijk betrekkelijk nauw met elkaar verbonden. Een technische vraag is een verzoek van de aannemer aan de opdrachtgever, waarin formeel om meer informatie wordt gevraagd. Dit kan hetzij betrekking hebben op de aanbestedingsdocumenten in de ontwerp- en/of aanbestedingsfase, hetzij op de projectdocumenten in de uitvoeringsfase. Een technische vraag wordt gebruikt wanneer het de aannemer aan informatie ontbreekt om een taak uit te voeren - bijvoorbeeld omdat het projectmateriaal op een bepaald gebied niet voldoende beschrijvend is, of wanneer de aannemer tijdens een bouwproces op een onvoorzien probleem stuit dat hij moet oplossen.

Als blijkt dat de technische vraag leidt tot de noodzaak van een bijlage bij het aannemerscontract, is dit het moment waarop het een afspraak over meerwerk vastgelegd moet worden.

Ga naar de indhoudsopgave

Het voordeel van het digitaal vastleggen van afspraken over meerwerk

In het algemeen zijn er duidelijke voordelen van digitale oplossingen ten opzichte van analoge/handmatige oplossingen. Dit is bijvoorbeeld te zien bij fysieke post versus e-mails, waar de digitale oplossing het proces duidelijk gemakkelijker, sneller en toegankelijker maakt. Dat geldt ook voor het vastleggen van afspraken over meerwerk.

Afspraken over meerwerk en communicatie op één plaats

Met een solide platform voor het registreren van afspraken over meerwerk is het eenvoudig om de informatie te beheren en up-to-date te houden. Wanneer afspraken over meerwerk centraal in één systeem worden geregistreerd, krijg je daarmee een volledig overzicht. Dit vergroot de toegankelijkheid en zorgt ervoor dat alle partijen werken vanuit dezelfde versie van de afspraken over meerwerk, en dus vanuit dezelfde informatiebasis.

Een digitaal platform zal daarnaast ook de dialoog tussen aannemer en opdrachtgever ondersteunen, die samen met de afspraken over meerwerk wordt vastgelegd. Indien de opdrachtgever een dialoog via e-mail wenst te onderhouden, is het van belang een systeem te gebruiken dat het vastleggen van deze e-mailcorrespondentie ondersteunt.

Vermindering van het risico op informatieverlies

Ongeacht de manier waarop je de afspraken over meerwerk beheert, is het van essentieel belang dat het beheer systematisch gebeurt en dat er controle is over de gegevens en het vastleggen van de communicatie hieromtrent. Als een afspraak over meerwerk in de inbox van een werknemer wordt achtergelaten, bestaat het risico dat het wordt vergeten. Als we dit verder doortrekken naar een scenario waarin de werknemer zelfs zijn/haar baan verlaat en de inbox wordt verwijderd, worden de uitdagingen nog groter.

Omdat de afspraken over meerwerk op het platform worden geregistreerd, wordt ervoor gezorgd dat de deze niet verloren gaan - zo worden problemen met verlies van informatie of het moeilijk terugvinden ervan tot een minimum beperkt.

Registratie maakt opvolging en traceerbaarheid mogelijk

De systematische registratie die door een digitaal platform mogelijk wordt gemaakt, creëert een natuurlijke structuur en orde in het beheer van de afspraken over meerwerk. Deze structuur biedt een volledig overzicht en maakt een gemakkelijke follow-up en traceerbaarheid mogelijk.

Opvolging

Een digitaal platform voor afspraken over meerwerk biedt een volledig overzicht, en het is dus altijd mogelijk te zien waar iedere afspraak over meerwerk zich in het proces bevindt. Dit is bijzonder nuttig voor grotere projecten en het daaruit voortvloeiende grote aantal afspraken over meerwerk. Daarbij is het van belang een overzicht te hebben van de goedgekeurde en de afgewezen afspraken over meerwerk. Ook is het van belang een overzicht te hebben van de afspraken over meerwerk waar men op een antwoord van de opdrachtgever wacht, als wel om een goed instrument te hebben tot het aanmanen tot antwoorden op de afspraken van meerwerk, daar waar het nog ontbreekt aan de reacties van de tegenpartij.

Door altijd een volledig overzicht van de status te hebben, weet je welke afspraken over meerwerk actie vereisen van welke partijen, waardoor je er ook zeker van bent dat iedere afspraak over meerwerk wordt opgevolgd.

Traceerbaarheid

Met een digitaal platform waarop alle afspraken over meerwerk en alle daarmee samenhangende communicatie verzameld kan worden, zal het ook mogelijk zijn om de communicatie van begin tot eind te volgen. Zo kan gemakkelijk worden bijgehouden wie zich bezighoudt met welke afspraak over meerwerk en welke wijzigingen door wie en wanneer zijn aangebracht.

Samenhang in de lay-out en controle van de formaliteiten 

Voor aannemers kan het moeilijk zijn tijd te vinden voor administratieve taken in een drukke en overbelaste dag. Met veel e-mails, telefoontjes en ander administratief werk kan het beheren van de afspraken over meerwerk al snel erbij inschieten worden, met als gevolg dat men niet de kwaliteit kan leveren die men graag zou willen. De aanschaf van ondersteuning om deze taken beter te kunnen uitvoeren kan daarom een hele goede investering zijn.

Het kan uitdaging zijn om afspraken over meerwerk en andere belangrijke informatie bij te voegen, die gemakkelijk over het hoofd kunnen worden gezien, bij het opstellen van een afspraak over meerwerk. Met een digitale oplossing ben je ervan verzekerd dat de relevante informatie automatisch in elke afspraak over meerwerk opgenomen wordt, en dat alle communicatie daarom consistent is qua lay-out en inhoud.

Ga naar de inhoudsopgave

Wanneer is een digitale oplossing voor afspraken over meerwerk de moeite waard?

Inkomstenderving door ontbrekende afspraken over meerwerk

Het ontbreken van schriftelijke documentatie voor meerwerk is een groot probleem in de bouwsector en kan voor alle partijen tot verliezen leiden. Het is dus in ieders belang om de financiële en tijdsimplicaties van een afspraak over meerwerk wederzijds af te stemmen.

Gezien de grote bedragen en de hoeveelheid tijd en materiaal die een aannemer in meerwerk steekt, is het belangrijk dat de afspraak volledig is en de geschiedenis ervan wordt bijgehouden. Dit moet ervoor zorgen dat alle partijen het eens zijn over wat er moet worden gedaan, van welke kwaliteit, wanneer het klaar zal zijn en wat het zal kosten. Voor de aannemer kan het maken van inadequate afspraken over meerwerk of het niet gebruiken van dergelijke documenten, al snel een kostbare zaak worden, aangezien het risico bestaat dat hij niet wordt betaald. Dit hoeft niet vele malen gedurende een aantal jaren te gebeuren voordat een oplossing zichzelf heeft terugverdiend.

Ga naar de inhoudsopgave

Een digitale oplossing is daarom ideaal

Inspectly's module, Meerwerk

Met alle voordelen die een digitale oplossing voor het registreren van afspraken over meerwerk met zich meebrengt, zoals een centraal platform voor eenvoudig beheer van afspraken over meerwerk en gemakkelijke communicatie met de opdrachtgever, kan het al snel lonen om de digitale oplossing te overwegen.

Inspectly's module voor afspraken over meerwerk biedt deze voordelen - en als je geïnteresseerd bent, kun je hier meer lezen over de module of contact opnemen met onze adviseurs.  

Ga naar de inhoudsopgave